Plan du site  l  Contacts  l  Webmaster



Définition
Le besoin
Les clés du succès
Importance du détail
Coût, délai, qualité
Pilotage
Animation
Communiquer

Tapez ci-dessous le mot à rechercher dans le moteur de recherche :
  







Le système documentaire
Pour beaucoup de chefs de projets, maîtrise d'ouvrage et maîtrise d'oeuvre confondues, la documentation est la tâche administrative ingrate qui fait perdre du temps, qui empêche de passer à la phase la plus importante : le codage. Si cette documentation est bien faite et bien gérée, c'est au contraire un investissement pour faire gagner du temps, et éviter tout dérapage au cours de la réalisation.


Les difficultés de mise en oeuvre

Lorsqu'une démarche documentaire est déjà bien engagée au sein de l'entreprise, la création de la documentation du projet n'apporte pas de difficultés particulières.

Par contre, lorsqu'elle intervient dans le cadre de l'introduction d'une démarche qualité globale au sein de l'entreprise, si cette intégration est mal réalisée, la gestion documentaire peut être un véritable frein à la productivité.

Certains collaborateurs peuvent être amenés à faire le travail en double : à " leur mode " avec leurs propres documents " maison ", et à la nouvelle mode imposée par la Direction. Les raisons de cet échec peuvent être nombreux :

  • une mauvaise conception du système de documentation,
  • une mauvaise formation / information des acteurs du projet à l'utilisation des nouveaux documents,
  • ou tout simplement un " naturel " frein au changement des collaborateurs les plus anciens qui estiment qu'ils ont vécu 30 ans sans cela, alors...

Le système documentaire des entreprises souffre souvent de plusieurs maux :

  • Les documents ne sont pas adaptés : la Direction Qualité impose pour des raisons honorables d'homogénéité des documents " type " à toutes les directions. Hélas, ces documents ne sont pas toujours adaptés aux métiers souvent différents exercés au sein de la même entreprise. Tel document sera parfaitement adapté aux besoins d'un informaticien de gestion alors qu'il ne correspondra pas du tout au besoin de l'ingénieur système. Les acteurs passent donc tous un temps fou à se demander ce qu'ils vont bien pouvoir mettre dans tel ou tel paragraphe.

  • Les documents ne sont pas bien conçus : la course à la certification " ISO " est souvent source de dérapages. Pour justifier d'un système de documentation, les documents " types " sont souvent conçus sans réelle concertation ni réflexion. Un tel acte est dangereux pour l'entreprise car un système de document touche son propre fonctionnement. Le concevoir avec légèreté c'est mettre en danger la productivité de l'entreprise en obligeant les acteurs des projets à faire de la paperasse inutile.

  • Les documents ne sont pas bien utilisés : une fois conçus, les collaborateurs doivent les utiliser sans être formés. Il est donc important que l'utilisation des documents qualité fasse l'objet d'une vraie formation et d'un accompagnement (assistance à l'utilisation des documents).

  • Les documents sont mal rédigés : les informaticiens ne sont pas connus pour être des experts en communication. Beaucoup d'entre eux maîtrisent très mal le logiciel de traitement de texte, et d'autres ne maîtrisent pas vraiment ni la syntaxe, ni la grammaire, ni les bases élémentaires de la rédaction. Le risque est d'avoir au final des documents qui contiennent de graves imprécisions et ambiguïtés.

  • Les documents sont inaccessibles : sans stratégique documentaire, les documents sont très vite perdus ou mélangés. Difficile de retrouver une information quand on ne sait pas où la chercher. Un système documentaire nécessite donc un système de gestion des documents adapté.

 
La mise en oeuvre

La mise en place d'un système documentaire nécessite donc que l'on y attache une réelle importante en y mettant les moyens. Comme nous le verrons dans les rubriques suivantes, il est donc important de consacrer de réels efforts à la conception des documents, et à sa mise à œuvre au sein de l'entreprise.

En particulier, l'adoption d'un système documentaire est une démarche d'entreprise qui doit être soutenue sans détour par la direction générale. Elle doit s'impliquer et mettre tout son poids pour que l'adoption de ce mode de fonctionnement soit une obligation : on comprend dans ces conditions que le système documentaire se doit donc d'être pertinent !

Les conditions de réussite de la mise en oeuvre sont les suivantes :

  • Mener une vraie réflexion de fond sur la nature des documents : cette réflexion aboutira sur la liste et l'identification de chacun des documents qui seront utilisés au sein de l'entreprise pour décrire chaque projet, ainsi que les réelles informations pertinentes qui sont nécessaires dans le cadre du mode de fonctionnement global de l'entreprise. Cette réflexion permettra aussi d'identifier les différences dans les modes de travail de chaque acteur au sein de l'entreprise (informaticien / technicien) afin de juger de l'adaptation des documents types pour chacun.
  • Intégrer les collaborateurs dans la démarche : il y a deux avantages. Le premier est qu'ils connaissent leur métier et peuvent apporter d'excellentes idées. Ensuite, pendant la démarche ils sont impliqués et intégrés à la conception finale des documents. Ce dernier point peut améliorer l'appropriation du système documentaire et éviter les " rejets de principe ".

  • Apporter un soin particulier à la conception des documents : une fois les informations utiles identifiées, il faut savoir comment les représenter dans le document. Pour tel type d'information, faut il utiliser des tableaux ? Faut il restreindre fortement la structure du document ou laisser un peu de liberté au rédacteur ? Qu'est ce qui sera le plus pratique à l'usage, qu'est ce qui sera le plus clair à la lecture ? Tous ces points sont capitaux.

  • Apporter un soin particulier à la réalisation des documents : débutants Word s'abstenir. Faîtes appel à un pro du traitement de texte qui pourra faire un document de qualité en utilisant là où il ne faut les bons outils de traitement de texte. N'oubliez pas que les documents types seront utilisés pendant de longues années par les collaborateurs : ils se doivent d'être parfaits. Utilisez les outils Word pouvant vous faire gagner du temps : les titrages automatiques, les feuilles de style, les sommaires automatiques, les insertions de tableau, etc...

  • Former les collaborateurs : mettez en place des séances de formation à la démarche de documentation que vous souhaitez mettre en œuvre. Ces séances d'information ne doivent pas être nombreuses, mais juste suffisantes pour expliquer les enjeux et répondre aux craintes légitimes de surcharge de travail que les collaborateurs pourraient avoir.

  • Prévoir une cellule d'assistance pour les premiers mois : chaque collaborateur doit pouvoir être en mesure d'avoir un correspondant pouvant répondre rapidement à ses questions sur l'utilisation d'un document.

  • Documenter les documents : prévoyez un mode d'emploi des documents. Il s'agit de la reprise des documents types contenant des explications sur la nature des informations à mettre ici et là. Prévoyez aussi des documents exemple.

  • Former les collaborateurs à la documentation : on envoie les collaborateurs en formation technique, mais jamais en cours de français. C'est une erreur : un projet mal décrit est un projet potentiellement mal conçu.

  • Surveiller la gestion des documents : un document est un engagement. Il se doit d'être parfaitement identifié à la fois au niveau de la version, de la date, de l'auteur. Une codification doit être mise en place pour s'assurer que l'on pourra indexer de façon certaine tout document d'entreprise et que l'on pourra suivre son évolution.

  • Responsabiliser les acteurs : les documents sont rarement lus. Par contre, ils sont lus lorsque l'on demande à une personne d'apposer sa signature en bas de la page de garde. La signature des documents est nécessaire : elle responsabilise tous les acteurs et évite les débats stériles en cas de problème.

  • Gérer les documents : faire un système documentaire (documents types) sans penser à la gestion de ces documents est une erreur. Pensez donc au système de classement de tous ces documents. Plusieurs solutions s'offrent à vous comme par exemple les sites collaboratifs Web de type Sharepoint Portal Server de Microsoft.





  


Pour recevoir la newsletter à chaque nouveauté, saisissez votre adresse email :








































Plan du site  l  Contacts  l  Webmaster

PROJETS INFORMATIQUES est un site personnel sur le thème de la gestion de projets informatiques